现代档案管理中MIS的应用探析

　　摘要：科技的发展带我们走入自动识别时代，条形码技术属于自动识别范畴。它是随着电子技术的进步，尤其是计算机技术在现代化生产和管理领域中的广泛应用而发展起来的一门实用的数据输入技术。它研究如何把计算机所需要的数据用一种条形码来表示，以及如何将条形码表示的数据转变为计算机可以自动采集的数据。条形码功能强大，输入方式具有速度快、准确率高、可靠性强等特点，在商品流通、工业生产、仓贮标证管理、信息服务等领域获得了广泛的应用。

　　MIS(管理信息系统--Management Information System)系统，是一门新兴的科学，其主要任务是最大限度的利用现代计算机及网络通讯技术加强企业的信息管理，通过对企业拥有的人力、物力、财力、设备、技术等资源的调查了解，建立正确的数据，加工处理并编制成各种信息资料及时提供给管理人员，以便进行正确的决策，不断提高企业的管理水平和经济效益。目前，企业的计算机网络已成为企业进行技术改造及提高企业管理水平的重要手段。随着我国与世界信息高速公路的接轨，企业通过计算机网络获得信息必将为企业带来巨大的经济效益和社会效益，企业的办公及管理都将朝着高效、快速、无纸化的方向发展。

　　关键词：档案管理、MIS、计算机管理系统

　　Abstract: The science and technology development belt we walk into automatic identification era, bar code automatic identification technology belong to category. It is as the electronic technology progress, especially computer technology in modern production and management in the fields of widely used and developed to a practical data input technology. It studied how to put the computer the data they need to say in a bar code, and how to the bar code data into the computer says can be automatically the data. Bar code powerful, input methods of high speed and high accuracy, reliability, etc, in the circulation of commodities, industrial production, the warehouse storage standard management, information service and other bank field obtained widely.

　　MIS (Management Information System-Management Information System) System, is a new science, its main task is to maximize use of modern computer and network communication technology to strengthen enterprise Information Management, through to the enterprise has a human, material and financial resources, equipment and technology resources survey of understanding and to establish correct data, processed, and written into all kinds of Information provided to Management in time, in order to carry on the correct decision-making, and constantly improve the Management level of enterprises and economic benefits. At present, the enterprise computer network has become enterprise technical reform and improves the management level of the enterprise the important means. Along with our country and the information highway standards, the enterprise through the computer network information for the enterprise will bring huge economic benefits and social benefit, enterprise's office and management will be toward efficient, fast, and paperless direction.

　　Key Words: file management, MIS, computer management system

　　中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：

　　一、迅猛发展的档案管理数字化

　　1、 信息档案资源开发范围

　　电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名封签认证，由档案工作人员接收登记，按事由原则给出档案分类号，设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。这样随时归档，一方面可以避免文件漏归，保证归档率和完整率，另一方面也符合电子文件自身的特点，快速便捷，还可以避免档案的流失和病毒的破坏。而传统档案管理受到信息传送技术限制，而企业档案资源开发的对象是有针对性的，主要针对已有的资源和一定关系内的资源。如果在资源管理中引入信息化管理，将帮助企业突破时间与空间限制，随时开展档案资源并提供服务。

　　2、 信息化促进企业管理精细化

　　电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性，保证电子文件的法律凭证地位。

　　二、现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段

　　由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个

　　段，所以任何一阶段应用计算机技术不会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。

　　三、电子文档的建立

　　电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月，国家科委在北京召开了全国CAD应用工程工作会议，会上宋健主任指示;这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。1998年1月9日期，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》口试行稿在国家标准的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。1998年8月11日至13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。

　　关于什么是电子文件，美国联邦管理法规对其解释为“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息。”它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。“国际档案理事会电子文件委员会的定义为”电子文件是一种数字电脑进行操作、传输或处理的文件。我国《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》口GB|T176778-1999口把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。

　　四、机读文件

　　计算机识别的文件，最早产生于本世纪40-50年代。这一概念经过近半个世纪的发展演变，至90年代逐渐被电子文件所代之。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化。而是标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段，弄清这两个阶段的差异，有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。

　　五、电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同

　　因为电子文件的特殊性，可以达到文件一级的管理，所以，档案部门在接收到文件同时，可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号，并给出相应的分类号和档案号，根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标引、著录。技术条件允许时可以编制多角度、全方位的检索工具方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词，即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。

　　随着以计算机技术为基础的现代科技的普及和发展，以及企业运用计算机技术解决生产、管理问题的迫切需要，将使得企业利用计算机技术辅助各类作业过程成为必然与可能。