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浅谈会计电算化在医院中的应用与改善

作者: 来源: 日期:2014-09-25 19:10人气:
  摘要:会计电算化是医院对应现代化管理的一个主要方法。因为需要配合我国科技文化的急速发展的过程,会计电算化正从简单的会计核算系统向综合的管理信息系统的转变,为医院会计电算化的发展提出了更高的要求。

  关键词:医院;会计电算化;对策

  一、医院会计电算化管理存在的问题

  (一)医院会计电算化的数据管理存在安全风险

  1.实际操作的安全问题:主要表现在制订措施不全或缺乏有效监督,导致玩忽职守的现象时有发生;2.信息维护的安全问题:主要表现为缺乏必要的防病毒意识和维护措施,因为计算机对磁场、灰尘、过高或过低的温度十分敏感,可能会因此导致计算机出现错误,出现丢失或破坏数据的现象;3.会计档案形成和保管的安全问题:主要表现为没有及时备份或备份数据没有定期检查,凭证、账簿没有及时打印等;4.软件程序不稳定的安全问题:主要表现为新软件在使用过程中,或多或少会有不足之处,软件在升级过程中也不免会有一些漏洞,使财务软件在运行中会出现一些新问题;5.财务信息网络化的安全问题:实行网络管理后,单位会计资源实现共享,这就给予某些通晓网络知识且别有用心的人利用计算机犯罪提供了机会。

  (二)医院缺乏合格的会计电算化专业人员

  1.复合型人才缺乏。目前许多医院有些会计人员计算机应用水平尚可,但会计技术不扎实,只能对日常的会计核算进行处理,对如何提高会计管理水平则无能为力;一些会计人员对会计业务比较熟悉,但对计算机知识却了解有限。2.会计电算化培训内容滞后。计算机的发展日新月异,在短短的几年时间内,硬件和软件操作系统都发生了质的变化,而目前的培训教材却是几年前的,会计人员通过培训所学的知识回去后很快就过时了。3.医院对会计人员的业务素质培养不够重视。会计人员的后续教育中缺乏会计电算化内容,致使会计人员缺乏再培训和定期考核的机会。

  (三)医院会计电算化管理缺少内部控制体系

  医院会计电算化后,内部控制管理没有有效实施。首先,医院内控制度不健全,会计人员的职责和权限不够明确、规范,程序和手续设计不够科学、合理。有的医院内部控制制度虽健全,但却有章不循,使许多制度流于形式,人为地减少控制点,使医院的内部控制失去应有的刚性。其次,会计电算化的自动化导致人与人之间的制约机制失效。当计算机的主数据文件发生错误时,总账和明细账也必然同时发生错误,且错误数额相等,使得原手工记账方式下起内部监控作用的账簿体系完全失去作用。最后,系统内部衔接性差。

  二、完善医院会计电算化的对策和建议

  (一)医院会计人员与管理者应适应网络会计发展新形势。

  随着我国加人世贸组织,医院面对日趋激烈的国际竞争,必将迫使会计人员和医院的管理者以开放的眼光来构架新一代的医院会计电算化系统和现代医院的管理信息系统,并为适应网络会计的需要打下坚实的基础。而医院参与竞争所发展的网上医院和远程医疗服务将更多的依赖于虚拟的网络,这对医院的会计电算化提出了更新的要求。它将促使会计人员必须懂得信息技术、网络技术、软件开发与设计和软件操作等一系列新的技能和知识。

  (二)充分发挥审计人员的监督作用。

  查错防弊一直是审计工作的一项重要职能,电算化会计信息系统提高了审计人员的工作难度,传统的工作方式已不适应需要。建议审计人员对付计算机舞弊可以从两方面着手:一是根据财经法规,通过对会计资料的直接审计查出会计信息舞弊;二是通过审核和评估内部控制系统,对数据处理的重要环节和流程进行检测,发现系统的不足和弱点,提请被审计的单位改善,同时通过完善内部控制系统来预防、查处计算机舞弊活动。

  (三)加强医院会计电算化系统的内部控制。

  l.日常控制。日常控制是指对会计电算化系统运行过程中的经常性控制,目的是最大限度地保证医院财产物资的安全完整,使反映的经济活动情况准确可靠,达到预期的管理控制目标。它包括:(1)采用的会计核算软件应具有防范会计数据输入差错的功能,能够通过平衡关系控制、科目对应关系控制、凭证连续编号控制等来自动检测数据的准确性;(2)系统要有数据必须经审核后才能登账的控制能力,要有防止或及时发现在数据处理过程中数据丢失、重复或出错的控制措施;(3)采取各种输出控制及审批措施,保证打印输出的账本、会计报表及其它会计资料准确无误;(4)妥善保管存有会计信息的磁性介质或其它介质,存放地点应防高温、防漏、防尘、远离磁场,并定期进行检查和复制,坚持双重备份制度,防止会计档案丢失。

  2.管理控制。管理控制主要是对计算机会计系统涉及的各个部门和人员而言的,通过管理控制,可以使各个岗位各司其职,协调和理顺他们的关系,使舞弊和犯罪的机率减少到最低。它包括:(1)建立科学完善的内部组织机构;(2)完善系统操作控制系统;(3)加强系统安全控制;(4)对电算化系统应开展全程内部审计。

  三、加强会计电算化管理的具体实施方法

  要完善会计电算化系统功能,提高会计系统的效率,提高医院管理水平和经济效益,就必须采取相配套的实施步骤和方法:

  1.明确系统完善的目标。系统完善的目标是:大大改进医院的会计信息在管理决策中的作用,提高医院的管理水平。促进医院管理体制的改革,提高经济效益。原会计电算化仅着眼于减轻会计人员劳动强度和提高会计数据准确度,要想完善这一初始系统。应当:①采用网络联机系统,所有的数据从管理现场收集,及时处理,快速反馈。②实现会计反映和控制一体化,强调扩充控制的功能。③实现会计、财务、管理系统,现代医院的显著特征是管理一体化,建立集成化信息系统应当以医院会计电算化系统为基础,完善扩展而成,这样可收到较好的经济效益。

  2.选择适用的设计技术。医院会计电算化系统在系统结构设计上应选择流行的模块化、标准化、网络化技术,应当使系统既具有联网实时处理又具有单机批处理的灵活性。在代码、数据结构设计上,采用标准化、统一化格式。在人机界面设计方面,采用联机在线帮助或提示信息,在有限的屏幕中给出多窗口的信息,处理运行时连续给出和操作的提示信息,使信息系统有较好的透明度。在系统数据和信息安全和保密设计上,采用各子系统和重要数据加密和规定必要的使用权限口令,并采用自动备份重要数据的措施,以确保系统和数据的安全。

  3.加强系统完善的管理体制,充分调动系统开发人员的积极性。开发完善会计电算化系统是一项非常复杂的工作,医院财会人员和管理人员应积极参与配合,主动出谋献策。同时分阶段对开发完善工作进行监督和检查,奖惩优劣,充分调动开发人员的积极性和创造性,并且要从不同的角度、用不同的方法对会计电算化系统进行测试。在评价会计电算化系统的同时,应善于发现问题和错误,对存在的问题和错误及时解决,完善处理。为此我们必须要重视并及时解决工作中出现的问题,最大程度地提高会计工作水平和会计信息的质量,更好地为提高医院现代化管理水平和提高经济效益服务。

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